Implantar sistemas corporativos é como consertar um avião voando. São projetos que podem levar meses; e durante esses meses a empresa tem que continuar operando. Esses projetos envolvem planejamento, envolvem vencer resistências, envolvem trabalho extra de equipes ocupadas com suas rotinas.
Recentemente publiquei um artigo
sobre as 10 Armadilhas das Implantações de Sistemas Empresariais. Procure
lá no meu perfil no LinkedIn.
Nesse artigo a ideia é ir um
pouco além, indicando um passo a passo simplificado para quem vai começar uma
implantação de um sistema corporativo, ou mesmo para quem já está em apuros
numa implantação problemática.
Por sistemas corporativos entenda-se
sistemas ERP, CRM, automação de força de vendas ou outros sistemas que suportem
as operações de uma empresa.
Por dentro dos sistemas corporativos
Falando de forma bem simplificada,
sistemas têm tabelas e programas. Nas tabelas temos os dados. E os programas são
as rotinas que utilizam e processam esses dados e podem gravar novos dados.
Do ponto de vista da implantação,
é primordial se fazer uma diferenciação entre alguns tipos de tabelas:
- Tabelas
Básicas: Também chamadas de cadastros;
são as tabelas mais estáticas do sistema. Como exemplo podemos citar o cadastro
de clientes, fornecedores, produtos, unidades de medida, bancos, moedas, plano
de contas, condições de pagamento, etc.
- Parâmetros: Os parâmetros permitem personalizar o sistema, de
forma a se adaptar aos processos e regras de negócio de cada empresa. Quanto
mais parâmetros, mais flexível é o sistema.
- Transações: Transações são os fatos, os movimentos da
empresa. Uma venda, uma compra, o pagamento de um título, um lançamento
contábil, o apontamento de uma produção, etc.
- Saldos: Saldos são consequência das transações. Se eu
recebo uma compra, o saldo de estoques aumenta; e esse recebimento também
atualiza o saldo de contas a pagar, contabilidade, livros fiscais, etc. Manter
os saldos corretos é o termômetro das boas implantações.
Passo a Passo das Implantações
Passo 1: Definir
o líder do projeto
Um projeto tem que ter um líder, um coordenador definido pela direção da empresa. As equipes estão envolvidas nas suas rotinas diárias. Sem uma forte coordenação, a implantação simplesmente não sai do papel.
Passo 2: Partida
ou Quick off
Aqui a direção da empresa reúne os envolvidos e apresenta o projeto, ressalta a sua importância, pede comprometimento e apresenta o coordenador.
O recado tem que ser bem claro:
“-Este é um projeto prioritário para a nossa empresa. Estamos contando com o
comprometimento de vocês!”
Passo 3: Definição
da estratégia de implantação
Vamos implantar tudo de uma vez ou vamos dividir em etapas?
Se eu vou ter que conviver com o
sistema velho e o novo por um tempo, como serão as integrações?
Vamos cadastrar as tabelas
básicas ou vamos migrar os dados?
Vamos manter os processos atuais
ou vamos implantar novos processos?
Quem serão os usuários-chave de
cada processo?
Existem grandes customizações do
sistema que precisam acontecer antes do envolvimento dos usuários?
Ao final desta etapa, estas perguntas
devem estar respondidas e um cronograma simplificado pode ser aprovado.
Passo 4: Disponibilização
da base de testes
Aqui entra a equipe de TI resolvendo eventuais instalações ou configurações de acesso, criando uma base de testes independente da base de dados real da empresa.
Passo 5: Treinamentos
e autoestudo
É aqui que começa o aprendizado do novo sistema. Pode ser na forma de treinamentos presenciais, remotos ou até vídeo aulas e tutoriais. O mais comum hoje é o treinamento remoto, que pode ser gravado e assistido inúmeras vezes.
Do ponto de vista didático, o
treinamento deve ser seguido do uso. Daí a importância da área de TI já ter
disponibilizado a base de testes.
Passo 6: Cadastro
das tabelas básicas
Se você chegou até aqui, parabéns! Até agora eu citei as etapas by the book, ou seja, as etapas óbvias dos projetos de implantação de sistemas corporativos. Os próximos passos são o “pulo do gato”, a receitinha de quem já passou por esse processo inúmeras vezes, e que leva ao sucesso dos projetos.
Sobre o cadastro das tabelas
básicas:
É preciso listar quais são as
tabelas básicas envolvidas.
É preciso definir responsáveis
pelas tabelas.
Pode ser necessário discutir o
conceito e conteúdo das tabelas.
É preciso realizar os cadastros.
Grandes tabelas podem ser
migradas do sistema antigo. Tabelas menores devem ser preferencialmente
cadastradas manualmente no sistema novo. Isso está explicado em mais detalhes
lá no artigo das 10 armadilhas.
O cadastro completo das tabelas
básicas é pré-requisito para as próximas etapas do projeto.
Passo 7: Ajuste
dos parâmetros
A dica aqui é realizar essa atividade em conjunto com o fornecedor do sistema, de forma presencial ou remota. Vai poupar tempo e vai garantir um resultado melhor.
Via de regra, os parâmetros serão
ajustados nessa etapa de implantação e sofrerão poucas alterações no futuro.
Passo 8: Laboratório
– teste das rotinas
O laboratório é a etapa-chave do projeto.
É aqui que os usuários
sobrecarregados com suas rotinas de trabalho vão ratear. É aqui que o poder de
influência do coordenador vai ser medido. É aqui que o comprometimento da
direção da empresa será necessário.
O laboratório consiste na
validação de cada rotina que será feita no sistema. Exemplo: Um usuário digita
uma requisição de compras; o comprador simula a geração cotações, seleciona um
fornecedor e faz um pedido de compra; o estoque simula o recebimento do
material gerando um título a pagar; o financeiro paga o título encerrando o
processo. Saldos de compras, estoques, contas a pagar, bancos, contábil e
livros fiscais têm que ser conferidos.
É chato, é trabalhoso, mas
precisa ser feito.
O laboratório valida os
cadastros, os parâmetros e os programas.
O laboratório te dá um termômetro
de como o fornecedor do sistema é rápido e preciso na solução de problemas.
O laboratório permite que os
usuários se familiarizem com o sistema.
O laboratório permite criar a
documentação de uso do sistema.
O laboratório dá a segurança para
colocar o sistema em produção.
Passo 9: Virada
ou Go Live!
Chegou a hora de botar o sistema em produção. Pode ser o sistema todo, ou uma parte dele.
A virada do sistema tem que ter
uma estratégia bem definida: O que vai ser feito? Quem vai fazer o que? O que
cada usuário vai fazer no primeiro dia de uso?
Em linhas gerais, podemos dizer
que:
- Cadastros são mantidos.
- Parâmetros são mantidos.
- Transações, que foram feitas no laboratório, são excluídas.
- Saldos são ajustados, no processo que chamamos de corte. Um
corte bem feito é absolutamente crítico para o sucesso da virada.
Vamos entender o melhor o corte.
Os processos da empresa são encadeados,
passando por áreas diferentes em momentos distintos. Se na véspera da virada eu
tinha um pedido de compra em aberto, esse pedido de compra tem que ser lançado
no sistema novo. Idem pedidos de venda não atendidos, saldos de estoque, contas
a pagar, contas a receber, saldos em caixa e bancos, etc.
Passo 10: Primeiros dias do sistema em produção
Por melhor que tenha sido o laboratório, é preciso conferir tudo nos primeiros dias de uso do novo sistema. Principalmente conferir saldos. Encontrou um saldo errado, investigue até encontrar a causa.
É pelos saldos errados que uma
implantação de sistema degenera.
Vou repetir: É pelos saldos
errados que uma implantação de sistema degenera.
Rotinas e saldos corretos vão
permitir a geração de informações gerenciais, como fluxo de caixa,
demonstrativos de resultado, segmentações de vendas, etc.
Dica Bônus
Consultores externos podem ajudar
muito nesse processo, trazendo para o projeto a sua experiência e senioridade.
Talvez a empresa não tenha um profissional em seus quadros com perfil ou tempo
disponível para coordenação do projeto. Nesses casos o consultor pode atuar
como um coordenador em tempo parcial.
De minha parte espero que a leitura desse artigo tenha sido útil. Se esse assunto te interessa, entre em contato para uma conversa sem compromisso.