Em 2013 publiquei no Portal
Administradores um artigo sobre a importância da boa gestão dos
estoques. Para refrescar a memória clique aqui: http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/11-dicas-sobre-gestao-de-estoques/68706/
Esse artigo acabou sendo
bastante lido e comentado, o que comprova que o tema ainda é bastante
relevante. A despeito de todo o avanço tecnológico, a boa e velha gestão dos
estoques ainda faz diferença no resultado das empresas.
No meu trabalho como consultor
frequentemente me deparo com problemas aparentemente complexos, mas quando se
vai mais a fundo é comum descobrir que a causa raiz é a inacuracidade das
informações de estoque. Estoques errados causam erros em planejamento,
produção, compras, vendas, etc. Uma verdadeira bola de neve. É curioso como
muitas vezes não se percebe que a causa dos erros está no estoque. E mesmo
quando se percebe, a tratativa é a pior possível. Quem nunca ouviu a ordem
“-Vamos fazer um inventário no final de semana para acertar os estoques!” Puro
auto-engano.
Mas por que auto-engano?
Simples! A acuracidade dos estoques depende dos saldos corretos e depende
também das transações de estoque sendo feitas corretamente, todos os dias. Num
inventário os saldos são acertados, mas se os processos ainda estiverem errados
os saldos logo ficarão errados novamente.
Essa mesma lógica vale para os
trabalhosos e dispendiosos inventários gerais de final de ano. No final é tanto
ajuste para fazer que não há tempo para investigar as causas dos erros.
A Jornada da Acuracidade dos
Estoques é uma metodologia que pressupõe manter os estoques certos sempre,
através de contagens cíclicas (diárias) de uma determinada quantidade de itens.
Quando são encontrados desvios, o foco é muito mais na correção dos processos e
na prevenção dos erros, do que no ajuste do saldo propriamente dito. Todo o
trabalho é feito pelas próprias equipes do almoxarifado, o que reforça o
compromisso e o aprendizado contínuo.
A Jornada da Acuracidade dos Estoques
Etapa 1: Aprendizado
- Kick off do
projeto com a participação da direção da empresa.
- Treinamento dos envolvidos na metodologia.
- Brainstorming para
identificação das causas mais óbvias de erros nos estoques.
- Plano de ação para correção dos itens identificados no brainstorming.
- Seleção dos itens para contagem por amostragem.
- Definição do procedimento de contagem – horário, corte, equipes, etc.
Etapa 2: Contagem por Amostragem
Na etapa de contagem por
amostragem são contados os mesmos itens todos os dias. O objetivo nesse momento
é identificar os erros e corrigir os processos. Se numa contagem um determinado
item está com o saldo errado, a transação que gerou esse erro aconteceu no
intervalo entre a última contagem e a contagem atual, ou seja, nas últimas 24
horas. Isso facilita bastante descobrir a causa do erro. A prioridade é sempre
a identificação e reversão da transação errada. Ajustes devem ser feitos em
último caso e com autorização da direção da empresa.
O cálculo da acuracidade é
bastante simples: Número de informações corretas / número de informações
verificadas x 100%. Se eu contei dez itens e o saldo estava correto em 7 itens,
minha acuracidade é de 70%. Saldo correto é quando o saldo no sistema é igual
ao saldo físico.
Nós itens contados com balança pode-se adotar algumas tolerâncias, como no exemplo abaixo:
Na primeira contagem por amostragem não se espante ao descobrir que seu estoque tem acuracidade abaixo de 50%. É bastante comum encontrar resultados assim.
Nessa fase é comum se tratar os
seguintes temas:
- Melhorias do procedimento de contagem.
- Setorização do almoxarifado.
- Identificação de necessidades de treinamento.
- Questões de acesso ao almoxarifado.
- Questões de confiabilidade de balanças.
- Erros de digitação.
- Melhorias no sistema de controle de estoques / ERP.
Quando a acuracidade da contagem
por amostragem atinge consistentemente 100%, está na hora de passar para a
etapa 3. Isso costuma acontecer em poucas semanas.
Etapa 3 – Contagens Cíclicas
Aqui realmente se inicia o
inventário aleatório que irá garantir a acuracidade dos estoques. Como grande
parte dos erros de processos já foram corrigidos nas etapas anteriores, está na
hora de se fazer um inventário do almoxarifado todo. Se tudo der certo, esse
será o último.
No primeiro dia útil após o
inventário começa a contagem cíclica.
A seleção dos itens para contar
diariamente pode ser feita a partir da classificação ABC dos itens, como no
exemplo abaixo.
O resultado da contagem diária deve ser plotado num gráfico, e a meta é manter o índice acima de 95%. Se a empresa mantém consistentemente a acuracidade acima de 95% é razoável propor a extinção dos inventários gerais, mesmo o de final de ano. Assume-se que o estoque está certo sempre, o que é uma ótima notícia.
Para o sucesso desse projeto é de vital importância o envolvimento da direção da empresa, que deve acompanhar o indicador de acuracidade e cobrar da área de estoques a realização das contagens e melhorias. Esse é um projeto que exige disciplina (qual não exige?), mas o retorno é garantido.